CRM для СТО и автосервиса: онлайн-запись и база клиентов

CRM для СТО и автосервиса собирает в одном месте записи на ремонт, график мастеров, контакты клиентов и напоминания. Для небольшой СТО главное в ней — онлайн-запись: клиент сам выбирает услугу и свободное время, а вы не ведёте расписание в тетради и не берёте трубку руками в масле. Ниже разбираем, что должна уметь такая система, как настроить запись на СТО через Telegram и как не ошибиться с выбором.

Зачем нужна CRM для автосервиса и что она должна уметь#

Многие небольшие сервисы начинают с телефона, тетради или таблицы. Пока мастеров один-два, этого хватает. Проблемы начинаются, когда записей больше, чем способен удержать один человек.

Ручная запись уже мешает, если:

• клиент звонит, пока мастер лежит под машиной, и звонок теряется;
• двое приезжают на одно и то же время, потому что записывали разные сотрудники;
• клиент не пришёл, а вы узнаёте об этом, когда подъёмник уже час простаивает;
• через полгода никто не помнит, что делали с этой машиной и когда звать на следующее ТО.

CRM не убирает эти ситуации полностью. Она переносит расписание из памяти людей в систему: его видят все, свободные окна показываются клиенту сами, напоминания уходят без звонка администратора.

Программное обеспечение для автосервиса бывает очень разным: от учёта запчастей на складе до простой записи на ремонт. Функций у систем много, но для небольшой СТО важны пять.

Онлайн-запись без звонка#

Клиент открывает ссылку, выбирает услугу, мастера и время. Запись попадает в календарь, вам приходит уведомление. Чем меньше шагов, тем реже человек бросает запись на полпути.

Услуги с реальной длительностью#

Замена масла и диагностика ходовой занимают разное время. Если система режет день на одинаковые слоты, расписание ломается ещё до обеда. Ищите возможность задать длительность каждой услуги и запас времени после неё.

График мастеров и рабочих мест#

На СТО ограничение часто не в людях, а в подъёмниках и боксах. График должен вестись отдельно для каждого мастера: с перерывами, выходными и отпусками.

Напоминания и неявки#

Напоминание перед визитом сокращает число тех, кто просто забыл. Отметка «не пришёл» показывает, кто срывает записи постоянно.

База клиентов#

Контакты и записи клиента нужны, чтобы вовремя позвать человека на сезонную замену шин или следующее ТО. Есть ли в системе история именно по машине (марка, номер, что меняли), проверьте на тестовой записи. Если такого поля нет, ведите марку и номер авто отдельно, например в таблице, а в CRM держите записи и контакты.

Как устроена онлайн-запись на СТО через Telegram#

В OKKKI для этого есть режим «Запис». Он работает для любых услуг, СТО и ремонт авто среди них. Клиент записывается через Telegram-бота вашего сервиса, поэтому ему не нужно устанавливать приложение или регистрироваться на сайте.

Для клиента это выглядит так:

1. Открывает бота по ссылке из Google Maps, Instagram, с вывески или QR-кода на стойке.
2. Выбирает услугу, например «Замена масла и фильтра».
3. Выбирает мастера.
4. Видит свободное время и бронирует.
5. Получает сообщение о записи, а перед визитом — напоминание.

У вас запись появляется в календаре, приходит уведомление, вы подтверждаете. Если планы клиента изменились, он отменяет запись в боте сам, без звонка. Предоплата для записи не нужна.

В кабинете в режиме «Запис» есть разделы «Календар», «Записи», «Клієнти», «Послуги», «Майстри», «Графік роботи», «Діалоги», «Аналітика», «Маркетинг» и «Налаштування запису». Календарь показывает день, неделю и месяц: клик по свободному времени создаёт запись, перетаскивание переносит её на другое время.

Как выбирать систему под свой формат в целом, мы разбирали в статье «Программа для записи клиентов: как выбрать».

Как настроить запись для автосервиса: услуги, мастера, график#

Настройка занимает три шага. Маршрут с экранами есть в гайде «Онлайн-запись клиентов через Telegram», а здесь о том, что учесть именно для СТО.

Шаг 1. Услуги#

В разделе «Послуги» у каждой услуги есть поля: название, описание, категория, длительность, цена, уборка после, цвет в календаре и кто выполняет. Для СТО полезно:

• разбить услуги на категории: ТО, шиномонтаж, ходовая, электрика, диагностика;
• ставить длительность с запасом, особенно на работы, где болты могут «прикипеть»;
• использовать поле «Прибирання після» как время на заезд и выезд машины с подъёмника;
• если цена зависит от авто, писать в описании «от» и что на неё влияет.

Как описать услугу, чтобы клиент понимал, что получит, рассказано в гайде «Карточка услуги и пакеты».

Шаг 2. Мастера#

В разделе «Майстри» вы добавляете людей и указываете, какие услуги делает каждый. Цену и время можно задать отдельно для мастера: опытный диагност может работать быстрее или дороже. Клиент при записи выбирает конкретного мастера.

Если ограничение у вас не люди, а подъёмники, можно завести каждый подъёмник как отдельного «мастера» со своим графиком. Отдельной функции под это нет, это обходной путь. Удобен ли он именно вам, проверьте на тестовой записи до того, как давать ссылку клиентам.

Шаг 3. График работы#

В «Графіку роботи» вы задаёте неделю по дням с перерывами. Есть кнопка «Як у понеділок — на всі будні», а также выходные, отпуска и особые дни, например сокращённый день перед праздником.

Дальше откройте «Налаштування запису»: подтверждение, когда можно записаться, отмена и перенос, напоминания клиенту, неявки и «Так побачить клієнт». Для СТО сразу решите, подтверждаете ли вы каждую запись вручную и за сколько часов до визита клиент ещё может отменить.

Типовой сценарий: день СТО с онлайн-записью#

Представим небольшую СТО: два мастера, два подъёмника, администратора нет. До запуска записи владелец сам принимал звонки, и часть из них приходилась на время, когда руки в масле.

После настройки режима «Запис» утром он открывает главную страницу кабинета. Там видно, сколько записей на сегодня, кто уже приехал, кто ещё впереди, сколько записей ждёт подтверждения, и ближайшее свободное окно. Таймлайн «Сьогодні за майстрами» показывает, у кого плотный день, а у кого есть пауза.

Клиент, записанный на замену тормозных колодок, перед визитом получает напоминание. Не может приехать? Отменяет запись в боте, и окно освобождается для другого. Если кто-то не приехал без предупреждения, мастер ставит отметку «Не прийшли», и со временем видно, кто делает так регулярно.

Это условный пример, а не история конкретного сервиса. Сколько звонков и простоев система уберёт именно у вас, зависит от того, откуда приходят клиенты и как вы работаете сейчас.

Где разместить ссылку на запись, чтобы ею пользовались#

Онлайн-запись работает, только когда клиент о ней знает. В календаре есть кнопка «Скопіювати посилання на бота». Разместите эту ссылку там, где вас ищут:

• в карточке сервиса на картах, рядом с телефоном;
• в описании профиля в Instagram и в закреплённом посте;
• на вывеске или табличке у ворот, с коротким «Записаться без звонка»;
• в сообщении клиенту после ремонта, чтобы в следующий раз он записался сам.

Телефон убирать не обязательно. Часть клиентов будет и дальше звонить, тогда администратор или мастер создаёт запись в календаре сам. Так все записи, онлайн и телефонные, лежат в одном месте.

Как выбрать CRM для СТО: 7 вопросов и стоимость#

Прежде чем переносить запись в любую систему, пройдитесь по списку:

1. Где записывается клиент? Если ваши клиенты уже пишут в мессенджер, запись там же будет привычнее, чем отдельное приложение.
2. Можно ли задать разную длительность услуг? Без этого расписание СТО не удержать.
3. Учитывает ли система перерывы, выходные и отпуска мастеров?
4. Есть ли напоминания клиенту и учёт неявок?
5. Может ли клиент сам отменить или перенести запись? Это освобождает окна без звонков.
6. Что вы видите о клиенте и его визитах? От этого зависят повторные обращения на ТО.
7. За что именно вы платите? Сравнивайте не «пакет», а функции, которыми действительно будете пользоваться.

Если вы ищете бесплатную CRM для автосервиса, учтите, как устроена оплата в OKKKI: модульная подписка, старт бесплатный, платите только за то, что включаете. Бот записи — отдельный пункт подписки. Точная стоимость под ваш набор видна в калькуляторе подписки. Комиссию с ваших поступлений OKKKI не берёт, а подписку можно изменить в любой момент без потери данных.

Более широкий взгляд на CRM внутри мессенджера — в статье «CRM для Telegram: как работает на практике». Как похожие задачи решают в сфере красоты, где тоже работают с записью и мастерами, читайте в «CRM для салона красоты».

Частые вопросы#

Подходит ли режим «Запис» именно для СТО, а не только для салонов?#

Да. Запись в OKKKI универсальная: её настраивают под любые услуги, в том числе СТО и ремонт авто. Вы сами задаёте услуги, их длительность, мастеров и график.

Нужно ли клиенту устанавливать приложение?#

Нет. Клиент записывается через Telegram-бота вашего сервиса по ссылке. Приложение или регистрация на сайте не нужны.

Можно ли брать предоплату за запись?#

Режим «Запис» работает без предоплаты: клиент бронирует время, а рассчитывается на месте. Отмена для клиента бесплатная, он делает её сам в боте.

Что делать с клиентами, которые не приезжают?#

Включите напоминания клиенту в «Налаштуваннях запису» и отмечайте такие визиты статусом «Не прийшли». Так вы видите, кто срывает записи, и сами решаете, как с этим работать.

Можно ли вести в OKKKI и запись на услуги, и продажу запчастей?#

В кабинете есть переключатель между режимами «Магазин» и «Запис». В «Магазине» вы ведёте каталог товаров с корзиной и заказами, а в «Записі» работаете с услугами и календарём. Для записи нужен отдельный бот.

CRM система для автосервиса полезна тем, что запись, график и напоминания перестают зависеть от памяти и телефона одного человека. Начните с трёх шагов: услуги с реальной длительностью, мастера, график. Потом сделайте тестовую запись от имени клиента по гайду о том, как настроить запись клиентов в Telegram.