Запис клієнтів для фітнес-тренера і студії: як прибрати хаос у розкладі
Запис клієнтів для фітнес-тренера і студії працює без хаосу, коли клієнт сам бачить вільний час і бронює тренування, а вам лишається підтвердити. У Telegram це робить бот: клієнт обирає тренування, тренера і годину, вам приходить сповіщення, а клієнт отримує підтвердження і нагадування. Нижче — що саме винести з листування в бота, як налаштувати режим «Запис» в OKKKI і з чого почати в перший день.
Чому запис через листування заважає тренеру#
У більшості персональних тренерів і невеликих студій запис живе в особистих повідомленнях. Клієнт пише «а завтра ввечері є місце?», тренер у цей час проводить заняття, відповідає через годину, а клієнт уже домовився з кимось іншим або передумав.
Далі накопичуються дрібні втрати:
перенесення в останню хвилину. Клієнт пише за пів години до тренування, а вікно вже не заповнити;
забуті тренування. Людина записалась тиждень тому і просто не прийшла;
подвійний запис. Два клієнти отримали той самий час, бо домовлялись у різних чатах;
розклад у голові. Коли в студії кілька тренерів, ніхто, крім адміністратора, не бачить загальної картини.
Запис, який тримається на листуванні, залежить від того, чи встигли ви відповісти, а не від дисципліни клієнтів. Про те, як загалом обрати систему для запису, ми розбирали в статті програма для запису клієнтів: як обрати майстру, студії і сервісу.
Що має вміти запис клієнтів для фітнес-тренера#
Перш ніж обирати інструмент, складіть короткий список того, що вам справді потрібно. Для тренера і студії зазвичай важливо ось що:
Самостійний запис. Клієнт бронює тренування без вашої участі, навіть коли ви на занятті.
Окремі послуги. Персональне тренування, пробне заняття, консультація з харчування мають різну тривалість і вартість.
Кілька тренерів. Клієнт обирає, до кого записатися, а кожен тренер має свій графік.
Графік роботи. Перерви, вихідні, відпустки і проміжки між тренуваннями, щоб устигнути провітрити зал чи доїхати до клієнта.
Нагадування. Бот сам нагадує про тренування, і вам не треба писати кожному.
Перенесення і скасування без дзвінка. Клієнт сам переносить або скасовує запис у боті, без дзвінка і листування.
База клієнтів. Усі, хто записувався, і їхні контакти в одному місці, а не в галереї знімків екрана.
Якщо три-чотири пункти з цього списку для вас критичні, ручний запис уже коштує вам клієнтів. Щоб зрозуміти, скільки саме, тиждень позначайте в блокноті кожне перенесення, забуте і подвійне тренування.
CRM для фітнес-клубу чи простий запис: що потрібно на вашому етапі#
Коли власники студій шукають рішення, вони часто пишуть у пошуку «CRM для фітнес-клубу». Але великі системи для клубів з абонементами, турнікетами і складською карткою розраховані на мережі із залами на сотні клієнтів. Персональному тренеру чи студії на кілька тренерів вони часто надмірні: довге налаштування, багато розділів, якими ніхто не користується.
Порівняйте свій етап:
Персональний тренер. Потрібні запис, графік, нагадування і список клієнтів. Більше нічого.
Студія на кілька тренерів. Додається вибір тренера, окремі графіки і загальний календар для адміністратора.
Клуб з абонементами і контролем доступу. Тут потрібна окрема спеціалізована система, і запис у Telegram може бути лише одним із каналів.
OKKKI закриває перші два сценарії: запис через Telegram-бота, календар, тренери, графік і база клієнтів. Абонементи і контроль входу до залу не обіцяємо: якщо вони для вас головні, обирайте профільну систему для клубів.
Як працює запис на тренування через Telegram#
Шлях клієнта короткий:
Клієнт відкриває вашого бота за посиланням з Instagram, з візитки чи з QR-коду на рецепції.
Обирає послугу, тренера і вільний час.
Вам приходить сповіщення, ви підтверджуєте запис.
Клієнт отримує повідомлення про підтвердження, а перед тренуванням бот нагадує йому про запис.
Передоплата не потрібна, а скасування безкоштовне: клієнт переносить або скасовує запис у боті сам, без дзвінка вам. Листування стає менше, а «зниклих» клієнтів теж: скасувати в боті простіше, ніж пояснювати в особистих повідомленнях, чому не вийде прийти. Свої правила щодо пізніх скасувань напишіть в описі послуги, щоб клієнт бачив їх до запису.
Умовний приклад. Студія на двох тренерів: один веде персональні тренування вранці, другий — розтяжку ввечері. Клієнтка відкриває бота о 23:00, бачить, що в четвер о 19:00 є вільне вікно, і записується. Адміністратор зранку підтверджує запис, а за добу до заняття бот нагадує про нього. Листування немає, і час не перетинається з іншим записом.
Як налаштувати режим «Запис» в OKKKI#
У кабінеті вгорі меню є перемикач Магазин / Запис. Оберіть «Запис», і відкриється майстер створення сервісу. Налаштування займає кілька хвилин і складається з трьох кроків:
Назва і бот. Вкажіть назву студії і підключіть окремого Telegram-бота для запису. Як створити бота, розказано в гайді як створити бот в телеграмі через BotFather.
Послуги і тренери. Для кожної послуги задайте тривалість, вартість і хто її проводить. Тренери в OKKKI додаються в розділі «Майстри».
Графік роботи. Робочі години, перерви, вихідні, відпустки і проміжки між записами.
Після налаштування в меню режиму з'являються розділи: Календар, Записи, Клієнти, Послуги, Майстри, Графік роботи, Діалоги, Аналітика, Маркетинг і Налаштування запису. Нагадування можна надсилати за 24 години і за 2 години до тренування. Покроково весь маршрут описаний у гайді онлайн-запис клієнтів через Telegram: запуск за 3 кроки. Проміжки між записами так само потрібні фотостудії, щоб підготувати зал до наступної зйомки. Про це стаття «Запис для фотографа».
Перед тим як дати посилання клієнтам, запишіться до себе самі. Відкрийте бота так, як його відкриває клієнт, або попросіть когось зі знайомих, оберіть послугу і час, а потім скасуйте запис. Так ви побачите шлях очима клієнта і перевірите три речі: чи правильно показується тривалість, чи не з'являються вікна у ваш вихідний і чи приходить сповіщення вам або адміністратору. Краще знайти помилку в графіку на тестовому записі, ніж на першому реальному клієнті.
Як описати саму послугу, щоб клієнт розумів, на що записується, читайте в гайді картка послуги і пакети.
Які послуги додати фітнес-тренеру на старті#
Не переносіть у бота весь прайс за один вечір. Почніть з того, на що записуються найчастіше:
Пробне тренування. Перший крок для нового клієнта, тож поставте його першим у списку.
Персональне тренування. Головна послуга, з точною тривалістю.
Тренування в парі. Якщо проводите, винесіть окремою послугою з власною ціною.
Групові заняття. На один час можуть записатися кілька клієнтів, тож запис підходить і для групових тренувань у студії.
Консультація. Складання програми, розбір харчування, онлайн-сесія.
У назві послуги пишіть те, що клієнт шукає, а не внутрішні коди: «Персональне тренування, 60 хв» зрозуміліше, ніж «ПТ-1». В описі коротко вкажіть, кому підходить заняття, що взяти з собою і як дістатися до залу.
Якщо ви працюєте як майстер з кількома напрямами, логіка та сама, що й у салонах: про це є окрема стаття CRM для салону краси: що потрібно майстру, студії і салону. Групові й індивідуальні заняття за схожою схемою ведуть і репетитори, про це стаття «Запис для репетитора і курсів».
Що робити з базою клієнтів після запису#
Кожен, хто записався через бота, потрапляє в розділ «Клієнти». Це вже ваша база, а не розрізнені чати. Що з нею робити далі:
Позначайте тегами. Наприклад, «пробне», «постійний», «онлайн-формат». Так легше писати потрібній групі.
Повертайте тих, хто зник. Клієнт ходив щотижня і перестав? Напишіть йому особисто або запропонуйте зручний час.
Повідомляйте про зміни. Новий тренер, нова програма, зміни в графіку на свята.
Де розмістити посилання на запис#
Бот працює лише тоді, коли клієнти про нього знають. Поставте посилання туди, де вас уже шукають:
Шапка профілю в Instagram. Замість «пишіть у Direct» — пряме посилання на запис.
QR-код у залі. На рецепції чи на дзеркалі в роздягальні: клієнт записується на наступне тренування, поки ще в залі.
Автовідповідь в особистих повідомленнях. Коли хтось пише «як записатися?», відповідайте посиланням, а не переліком вільних годин.
Сторіс з вільними вікнами. Якщо на тижні є вільний час, покажіть це і дайте посилання.
Як вибудувати систему тегів, розказано в гайді теги і сегменти: робоча система роботи з базою.
Старт в OKKKI безкоштовний, картка не потрібна. Режим «Запис» і більші обсяги вмикаєте в підписці, коли знадобляться: платите лише за те, що вмикаєте, а вартість видно в калькуляторі.
Часті питання#
Чи потрібен окремий застосунок клієнту, щоб записатися?#
Ні. Клієнт записується через Telegram-бота, тобто в месенджері, яким уже користується. Встановлювати нічого не треба.
Чи можна вести запис до кількох тренерів?#
Так. Кожного тренера додаєте в розділі «Майстри», вказуєте, які послуги він проводить, і задаєте його графік. Клієнт обирає тренера під час запису.
Чи бере OKKKI передоплату за тренування?#
Ні. Запис працює без передоплати: клієнт бронює час і нічого не сплачує наперед. Як ви розраховуєтесь за саме тренування, залежить від вашого порядку роботи.
Що буде, якщо клієнт не зможе прийти?#
Він скасує запис у боті сам, без дзвінка.
Скільки коштує запис для тренера?#
Старт безкоштовний. Режим «Запис» вмикається в підписці, актуальну вартість видно в калькуляторі на сторінці цін. Як зібрати підписку, розказано в гайді як зібрати підписку OKKKI.
Висновок#
Запис клієнтів для фітнес-тренера і студії перестає забирати час, коли клієнт бронює тренування сам, а бот нагадує і приймає скасування. Почніть з трьох-чотирьох головних послуг і графіка, а решту додасте згодом. Покроковий запуск описаний у гайді онлайн-запис клієнтів через Telegram.