Запис для репетитора і курсів: як вести розклад занять без листування
Запис для репетитора працює без хаосу, коли учень або батьки самі бачать вільний час і бронюють заняття, а вам лишається підтвердити. У Telegram це робить окремий бот запису: учень обирає предмет, викладача і годину, вам приходить сповіщення, а учню — підтвердження і нагадування. Нижче розберемо, що винести з листування в бота, як налаштувати режим «Запис» в OKKKI для індивідуальних і групових занять і з чого почати в перший день.
Де губляться учні й вільні години в месенджері#
У більшості репетиторів розклад живе в месенджері і в голові. Мама учня пише «а в середу після школи є час?», ви в цей момент на уроці, відповідаєте ввечері, а вона вже домовилась з іншим викладачем. Буває й навпаки: той самий час обіцяно двом родинам, бо розмови йшли в різних чатах.
Ще кілька місць, де розклад розсипається:
перенесення в останню хвилину. Учень захворів і написав за годину до заняття, це вікно вже не заповнити;
забуті заняття. Підліток записався на тиждень наперед і не підключився до уроку;
канікули і сесії. Перед іспитами всі просять більше занять, у канікули розклад порожніє, і з кожним доводиться домовлятися заново;
групи без обліку. Скільки місць лишилось у суботній групі, знаєте лише ви.
Поки запис тримається на листуванні, він залежить від того, чи встигли ви відповісти, а не від того, чи вільна година. Як загалом обирати систему для запису, ми розбирали в статті програма для запису клієнтів: як обрати майстру, студії і сервісу.
Що має вміти запис для репетитора і курсів#
Перш ніж обирати інструмент, випишіть, що вам справді потрібно. Репетитору і невеликим курсам зазвичай важливі такі речі:
Самостійний запис. Учень або батьки бронюють заняття без вас, навіть коли ви ведете урок.
Різні формати занять. Пробний урок, індивідуальне заняття, підготовка до іспиту, групове заняття мають різну тривалість і вартість.
Групи. На одне заняття записуються кілька учнів. Як бот поводиться з обмеженням місць, перевірте на тестовому записі.
Кілька викладачів. На курсах учень обирає, до кого записатися, а в кожного викладача свій графік.
Нагадування. Бот нагадує про заняття, і вам не треба писати кожному.
Перенесення без дзвінка. Учень сам переносить або скасовує заняття в боті.
База учнів. Усі, хто записувався, і їхні контакти в одному місці.
Якщо три-чотири пункти для вас критичні, ручний запис уже коштує вам і учнів, і часу. Щоб побачити масштаб, тиждень позначайте кожне перенесення, пропуск і подвійний запис.
CRM для репетитора чи простий запис: що потрібно на вашому етапі#
У пошуку репетитори часто пишуть «CRM для репетитора». Під цим запитом ховаються дуже різні системи: від простого запису до платформ з електронним журналом, домашніми завданнями й оцінками. Приватному викладачу більшість цих розділів не потрібна, а налаштування забирає вечори.
Зіставте з тим, де ви зараз:
Приватний репетитор. Потрібні запис, графік, нагадування і список учнів.
Мінікурси або студія на кілька викладачів. Тут з'являються вибір викладача, окремі графіки, групові заняття і спільний календар для адміністратора.
Школа з журналом, оцінками і домашніми завданнями. Потрібна окрема навчальна платформа, а запис у Telegram лише один із каналів.
OKKKI підходить для перших двох сценаріїв: запис через Telegram-бота, календар, викладачі, графік, групи і база учнів. Журналу оцінок і перевірки домашніх завдань немає: якщо вони для вас головні, обирайте профільну навчальну систему.
Шлях учня від посилання до нагадування#
Він короткий:
Учень або батьки відкривають бота за посиланням з Instagram, оголошення чи чату класу.
Обирають заняття, викладача і вільний час.
Вам приходить сповіщення, ви підтверджуєте запис.
Учень отримує підтвердження, а перед заняттям бот нагадує про запис.
Передоплата не потрібна, скасування безкоштовне: учень сам переносить або скасовує заняття в боті. Правила щодо пізніх скасувань напишіть в описі заняття, щоб їх бачили до запису. Порядок розрахунку за уроки ви визначаєте самі.
Умовний приклад. Репетиторка з англійської веде індивідуальні уроки вдень і дві групи підготовки до іспиту ввечері. Мама учня о 22:00 відкриває бота, обирає четвергову групу і записує сина. Вранці репетиторка підтверджує запис, а перед заняттям бот нагадує про нього.
Налаштування режиму «Запис»: три кроки#
Запис в OKKKI працює через окремого бота. Якщо у вас уже є магазин, бот запису додається до того самого акаунта, і обидва працюють одночасно: перемикач Магазин / Запис угорі кабінету. Оберіть «Запис», і майстер створення сервісу проведе через три кроки:
Назва і бот. Вкажіть назву (своє ім'я чи назву курсів) і підключіть Telegram-бота для запису.
Послуги і викладачі. Кожне заняття стає послугою: тривалість, вартість, хто веде. Викладачів додаєте в розділі «Майстри», у кожного можуть бути свої ціна і тривалість.
Графік роботи. Робочі години, перерви, вихідні, відпустки і проміжки між заняттями.
Проміжки між заняттями задайте одразу. Після уроку потрібно записати домашнє завдання, перепідключитися до наступного дзвінка чи перейти в інший кабінет. Без запасу в графіку заняття підуть одне за одним.
Правила запису задаються в розділі «Налаштування запису»: підтвердження, коли можна записатися, скасування й перенесення, нагадування і неявки. Покроково весь маршрут описаний у гайді онлайн-запис клієнтів через Telegram: запуск за 3 кроки.
Перед тим як дати посилання учням, запишіться до себе так, як це робить учень, оберіть заняття і час, а потім скасуйте запис. Так видно, чи правильна тривалість, чи не з'являються вікна у ваш вихідний і чи приходить вам сповіщення.
З чого почати: перелік занять на перший тиждень#
Не переносіть у бота весь прайс за один вечір. Візьміть те, на що записуються найчастіше:
Пробний урок. Перший крок для нового учня, поставте його першим у списку.
Індивідуальне заняття. Головна послуга з точною тривалістю: 45 чи 60 хвилин.
Підготовка до іспиту. Окрема послуга, якщо в неї інша тривалість чи ціна.
Групове заняття. На один час записуються кілька учнів: так працюють мовні групи й мінікурси.
Консультація для батьків. Знайомство, розбір рівня, план навчання.
У назві пишіть те, що шукає учень: «Англійська, 7–9 клас, 60 хв» зрозуміліше, ніж «Інд-2». В описі вкажіть рівень, формат (онлайн чи наживо), що підготувати до уроку і як підключитися. Як описати заняття, щоб було ясно, на що саме записуються, читайте в гайді картка послуги і пакети.
Групи в студіях з тренуваннями влаштовані за схожою логікою, про це є стаття запис клієнтів для фітнес-тренера і студії.
Учні в розділі «Клієнти»: що робити з базою#
Кожен, хто записався через бота, потрапляє в «Клієнти». Це вже ваша база, а не розрізнені чати з батьками. Далі з нею можна так:
Позначайте тегами. Наприклад, «пробний», «група», «іспит». Так легше писати саме тим, кому потрібно.
Повертайте тих, хто зник. Учень ходив щотижня і зник? Напишіть йому особисто й запропонуйте зручний час.
Повідомляйте про зміни. Набір у нову групу, розклад на канікули, інтенсив перед іспитами.
Якщо ви ще й продаєте навчальні матеріали (робочі зошити, записи уроків, шаблони), для цього є режим «Магазин». Це другий бот на тому самому акаунті, він працює одночасно з ботом запису. Як оформити такі товари, розказано в статті як продавати цифрові товари в Telegram.
Старт в OKKKI безкоштовний, картка не потрібна. Бот запису й більші обсяги вмикаєте в підписці, коли знадобляться: платите лише за те, що вмикаєте, а вартість видно в калькуляторі.
Часті питання#
Чи потрібен учню окремий застосунок, щоб записатися?#
Ні. Учень або батьки записуються через Telegram-бота, у месенджері, яким уже користуються. Нічого встановлювати не треба.
Чи можна вести групові заняття?#
Так. На один час можуть записатися кілька учнів, тож запис підходить і для індивідуальних уроків, і для груп.
Чи може учень сам перенести заняття?#
Так. Учень переносить або скасовує запис у боті сам, без дзвінка і листування.
Чи підійде запис для курсів з кількома викладачами?#
Так. Кожного викладача додаєте в розділі «Майстри», вказуєте його заняття і графік. Викладача учень обирає під час запису.
Скільки коштує запис для репетитора?#
Старт безкоштовний. Бот запису вмикається в підписці, актуальну вартість видно в калькуляторі на сторінці цін. Як зібрати підписку, розказано в гайді як зібрати підписку OKKKI.
Висновок#
Запис для репетитора і курсів перестає забирати вечори, коли учні бронюють заняття самі, а бот нагадує і приймає перенесення. Почніть з пробного уроку, двох-трьох головних занять і графіка з проміжками, групи й інших викладачів додасте пізніше. Покроковий запуск описаний у гайді онлайн-запис клієнтів через Telegram.