Програма для запису клієнтів: як обрати майстру, студії і сервісу

Програма для запису клієнтів потрібна тоді, коли записи в нотатках, месенджерах і пам'яті починають губитися. Обирайте її за трьома речами, а не за кількістю функцій: як записується клієнт, як ви бачите свій день і що буде, коли клієнт не прийшов або хоче перенести візит. Нижче — критерії вибору для майстра, студії і сервісу, чек-лист перед рішенням і пояснення, як це влаштовано в Telegram.

Кому потрібна програма для запису клієнтів#

Запис потрібен кожному, хто продає час: майстру манікюру, барберу, тренеру, репетитору, фотографу, автосервісу, майстерні з ремонту техніки, міні-готелю з кількома номерами. У всіх однакове завдання: клієнт хоче обрати послугу і зручний час, а ви хочете не перепитувати одне й те саме в листуванні.

Ознаки, що час переходити від ручного запису до програми:

• ви відповідаєте на «а є вільне віконце?» по кілька разів на день;
• буває, що двох клієнтів записали на той самий час;
• клієнти забувають про візит, а ви дізнаєтеся про це, коли вони не прийшли;
• щоб перенести запис, треба переписуватися з клієнтом і правити кілька нотаток;
• ви не можете швидко сказати, скільки записів було минулого тижня.

Якщо збігаються два-три пункти, програма зекономить більше часу, ніж забере на налаштування.

Як обрати програму для запису клієнтів: 7 критеріїв#

Календар є майже в кожній програмі. Різниця — у деталях, які видно лише в щоденній роботі.

1. Де записується клієнт#

Окремий застосунок, сайт, посилання чи месенджер. Що менше кроків між «хочу записатися» і «записався», то менше людей передумає дорогою. Подивіться, де ваші клієнти вже спілкуються з вами, і шукайте запис саме там.

2. Чи бачить клієнт тільки вільний час#

Клієнт має обирати з реального вільного часу, а не писати «можна в четвер десь після обіду». Для цього програма повинна враховувати тривалість кожної послуги і графік кожного майстра.

3. Підтвердження і нагадування#

Перевірте, чи приходить вам сповіщення про новий запис, чи можна його підтвердити і чи отримує клієнт нагадування перед візитом. Нагадування зменшує ризик, що клієнт просто забуде про візит, і дає йому час попередити вас, якщо плани змінилися.

4. Скасування і перенесення#

Клієнт може сам скасувати запис, а ви одразу бачите, що час звільнився. Перенесення на вашому боці має бути справою кількох секунд, а не переписуванням у трьох місцях.

Подивіться, що бачите ви після скасування. Якщо час звільняється в календарі автоматично, його може зайняти інший клієнт. Якщо ж вам доводиться прибирати запис вручну, вільне віконце легко пропустити.

5. Майстри, послуги і графік#

Навіть якщо зараз ви працюєте самі, уточніть, чи можна додати другого майстра, окремі послуги з різною тривалістю і ціною, вихідні та відпустки. Міняти програму через пів року складніше, ніж одразу обрати правильно.

Окремо перевірте, як задається графік. Робочі години, перерви, вихідні й відпустки мають враховуватися, коли клієнт обирає час, інакше він запишеться на годину, якої насправді немає, і запис доведеться скасовувати.

6. Історія клієнтів і листування#

Корисно, коли записи, контакт клієнта і листування з ним зібрані в одному місці. Тоді не треба шукати, що саме клієнт робив минулого разу і про що ви домовлялися.

7. Вартість і модель оплати#

Порахуйте не лише щомісячну суму, а й те, за що саме ви платите: за кожного майстра, за кількість записів чи за набір функцій. Перевірте, чи є комісія з ваших продажів і чи можна почати без оплати, щоб спершу подивитися, як усе працює.

Що важливо майстру, студії і сервісу#

Вимоги залежать від того, як ви працюєте.

Приватний майстер. Головне — швидкий старт і мінімум ручної роботи. Вам потрібні список послуг, власний графік і нагадування клієнтам. Складна система з десятками налаштувань тут зайва.

Студія або салон з кількома майстрами. Тут важливо, щоб клієнт міг обрати конкретного майстра, а адміністратор бачив загальний календар і міг переносити записи між днями. Детальніше про вибір для сфери краси — у статті CRM для салону краси.

Сервіс: СТО, ремонт, фотостудія, тренер, репетитор. Послуги тут часто різні за тривалістю: діагностика авто і повний ремонт, коротка консультація і двогодинна зйомка. Перевірте, чи можна задати тривалість кожної послуги окремо, щоб календар не ставив записи один на одного. Що ще важливо саме для СТО, розібрано в статті CRM для автосервісу. Як вести розклад індивідуальних і групових занять, показано в статті про запис для репетитора. Фітнес-тренерам і студіям із кількома тренерами та щільним розкладом стане в пригоді розбір про запис клієнтів для фітнес-тренера. Для зйомок, між якими треба підготувати зал, є окремий розбір: запис для фотографа і фотостудії.

Бронювання номерів чи місць. Логіка схожа: клієнт обирає, що бронює, і дату. Уточніть, чи підходить програма саме під ваш формат, перш ніж переносити туди всі бронювання.

Окрема програма чи запис у месенджері#

Є два підходи. Перший — окремий сервіс запису зі своїм застосунком або сторінкою. Другий — запис усередині месенджера, де клієнт і так з вами спілкується.

Окремий сервіс зручний, коли у вас багато філій і складна внутрішня звітність. Але клієнту часто треба перейти за посиланням, зареєструватися або встановити застосунок. На кожному такому кроці частина людей відкладає запис «на потім».

Запис у месенджері прибирає ці кроки: клієнт відкриває бота, обирає послугу і час, а підтвердження й нагадування приходять туди ж, де він читає повідомлення. Для бізнесу, який і так приймає записи в Telegram, це найкоротший шлях.

Якщо ви, крім послуг, продаєте ще й товари, подивіться порівняння форматів у гайді Кошик чи заявка: там пояснено, коли брати оформлення замовлення, а коли — запис на послугу.

Як працює запис клієнтів у Telegram з OKKKI#

В OKKKI є окремий режим «Запис». Він підходить для салонів, барбершопів, приватних майстрів, СТО, а також для бронювання номерів.

Що бачить клієнт. У Telegram-боті клієнт обирає послугу, майстра і вільний час. Вам приходить сповіщення про новий запис, ви його підтверджуєте, клієнт отримує повідомлення про підтвердження, а перед візитом — нагадування. Передоплати немає. Якщо плани змінилися, клієнт сам скасовує запис у боті.

Що бачите ви. У кабінеті режиму «Запис» є розділи Календар, Записи, Клієнти, Послуги, Майстри, Графік роботи, Діалоги, Аналітика, Маркетинг і Налаштування запису. У календарі запис можна перенести, просто перетягнувши його на інший час.

Як налаштувати. Налаштування складається з трьох кроків:

1. Назва і бот. Підключаєте свого Telegram-бота або створюєте нового — через нього клієнти й записуються.
2. Послуги й майстри. Додаєте, що ви робите, скільки це триває й коштує, і хто з майстрів це робить.
3. Графік роботи. Задаєте робочі години майстрів. Перерви, вихідні й відпустки можна додати пізніше.

Покроковий маршрут із прикладами — у гайді Онлайн-запис клієнтів через Telegram.

Скільки коштує. Почати можна безкоштовно. Режим «Запис» вмикається в підписці: ви платите лише за те, що вмикаєте, а вартість видно в калькуляторі на сторінці цін.

Чек-лист перед вибором програми#

Пройдіться пунктами до того, як переносити туди всіх клієнтів:

• Клієнт може записатися без реєстрації і встановлення застосунку.
• Клієнт бачить лише вільний час з урахуванням тривалості послуги.
• Вам приходить сповіщення про новий запис, і ви можете його підтвердити.
• Клієнт отримує підтвердження і нагадування перед візитом.
• Клієнт може сам скасувати запис.
• Ви можете перенести запис прямо в календарі.
• Можна додати кількох майстрів і окремий графік для кожного.
• Листування з клієнтом зберігається поруч із записами.
• Ви розумієте, за що платите, і можете почати без оплати.
• Ви зробили тестовий запис від імені клієнта і пройшли весь шлях самі.

Як перейти з нотаток і месенджерів без плутанини#

Не переносьте всю історію одразу. Почніть із майбутніх записів: внесіть у календар тих, хто вже записаний на найближчі тижні, а нових клієнтів просіть записуватися через бота. Старі нотатки залиште як архів, доки звикаєте.

Попередьте постійних клієнтів, що тепер можна записатися самостійно, і надішліть їм посилання на бота. Перші тижні частина людей усе одно писатиме вам напряму, і це нормально. Відповідайте посиланням на запис, і звичка поступово зміниться.

Перевірте назви послуг очима клієнта. «Комплекс 2» зрозумілий вам, але не новому відвідувачу. Краще коротко описати, що входить у послугу і скільки вона триває.

Останній пункт чек-листа найважливіший. Запишіться до себе з телефона знайомого й подивіться, чи зрозумілий шлях людині, яка бачить його вперше.

Часті питання#

Чи можна приймати запис без передоплати?#

Так. В OKKKI запис працює без передоплати: клієнт обирає послугу і час, ви підтверджуєте запис, а розрахунок відбувається так, як ви домовилися з клієнтом.

Чи підійде програма, якщо я працюю сам, без команди?#

Так. Ви додаєте себе як єдиного майстра, свої послуги і графік. Якщо згодом з'явиться помічник, його можна додати окремим майстром зі своїм розкладом.

Що робити, якщо клієнт хоче перенести запис?#

Клієнт може скасувати запис у боті і записатися на інший час. Ви також можете перенести запис самі — перетягнути його в календарі на новий час.

Чи можна поєднати запис і продаж товарів?#

Так. В OKKKI є два режими в одному акаунті: «Магазин» для товарів і «Запис» для послуг. Запис працює через окремого бота поруч із магазином: як його підключити, описано в гайді «Магазин і запис в одному акаунті». Як організувати облік покупців у магазині, розповідаємо в статті CRM для інтернет-магазину.

Скільки часу займає налаштування?#

Базове налаштування — три кроки: бот, послуги з майстрами і графік. Найдовше зазвичай займає підготовка списку послуг з тривалістю і цінами, тому зробіть його заздалегідь.

Програму для запису клієнтів обирайте за шляхом клієнта і за вашим щоденним календарем, а не за довжиною списку функцій. Якщо клієнти вже пишуть вам у Telegram, найпростіше приймати запис там же. Налаштуйте запис за три кроки, як описано в покроковому гайді із запису клієнтів.