Онлайн-запис клієнтів через Telegram: запуск за 3 кроки

Щоб запустити онлайн-запис клієнтів через Telegram в OKKKI, увімкніть режим «Запис», додайте послуги й майстрів, задайте графік роботи і поділіться посиланням на бота. Після цього клієнт сам обирає послугу, майстра і вільний час, а вам приходить сповіщення, і ви підтверджуєте запис. Клієнт отримує повідомлення, а перед візитом — нагадування.

Режим «Запис» підходить для будь-якої послуги, яку продають за часом: салон, барбершоп, приватна майстриня манікюру, студія, СТО, ремонт, бронювання номерів. Нижче — маршрут від порожнього кабінету до першого запису.

Що знадобиться, щоб запустити онлайн-запис клієнтів через Telegram#

Підготуйте чотири речі, щоб не шукати потрібне посеред налаштування.

• Акаунт в OKKKI. Якщо його ще немає, пройдіть маршрут «Як почати роботу з OKKKI: від кнопки до кабінету».
• Telegram-бот, через який клієнти будуть записуватися. Для запису потрібен окремий бот, не той, що працює для магазину: підключіть уже створеного або зробіть нового. Як це зробити через BotFather, описано в гайді «Як створити бота в телеграмі».
• Список послуг: назва, скільки триває, скільки коштує.
• Хто з майстрів що робить і в які години працює.

Окрема програма для запису клієнтів не потрібна: клієнти записуються у вашому боті, а ви керуєте записами в кабінеті OKKKI.

Крок 1. Назва і бот#

1. У кабінеті вгорі ліворуч знайдіть перемикач «Магазин | Запис» і оберіть «Запис».
2. Відкриється екран «Запис клієнтів на послуги». Натисніть «Створити сервіс запису».
3. На кроці 1/3 «Назва і бот» вкажіть назву і підключіть свого Telegram-бота або створіть нового.

Якщо у вас уже є магазин в OKKKI, він нікуди не зникає: лишається в режимі «Магазин», а запис працює окремо. Між режимами можна перемикатися тим самим перемикачем.

Хочете спершу подивитися, що побачить клієнт? На стартовому екрані є кнопка «Як це бачить клієнт». Вона показує приклад листування: клієнт обирає послугу й час до майстра, а бот відповідає, що заявку прийнято і перед візитом надійде нагадування.

Крок 2. Послуги й майстри#

1. Додайте послуги: що ви робите, скільки це триває і скільки коштує.
2. Додайте майстрів і вкажіть, хто яку послугу виконує.

Від тривалості залежить, які вільні проміжки бот покаже клієнту, тому вказуйте реальний час разом з підготовкою. Якщо працюєте самі, достатньо одного майстра — себе.

Пізніше послуги й майстрів можна змінити в розділах меню «Послуги» і «Майстри». Як описати послугу, щоб клієнт зрозумів, що отримає, і як зібрати пакет, розповідає гайд «Картка послуги».

Крок 3. Графік роботи#

1. Задайте робочі години кожного майстра.
2. За потреби додайте перерви, вихідні, відпустки і проміжки між записами.

Якщо в майстрів різний графік, задайте його кожному окремо: тоді клієнт, який обрав конкретного майстра, побачить тільки його вільні години. Якщо майстер іде у відпустку, внесіть її заздалегідь, і бот просто не запропонує ці дні.

Для старту вистачить робочих годин, решту додасте, коли знадобиться. Графік змінюється в розділі «Графік роботи». Бот показує клієнту лише вільний час, тож онлайн-запис через Telegram не потрапить на обід чи вихідний, якщо вони є в графіку.

Перевірте: зробіть тестовий запис#

Перш ніж давати посилання клієнтам, пройдіть шлях клієнта самі.

1. Відкрийте свого бота в Telegram як звичайний користувач.
2. Оберіть послугу, майстра і вільний час.
3. Перевірте, що вам прийшло сповіщення про новий запис.
4. Підтвердьте запис у розділі «Записи».
5. Переконайтеся, що бот надіслав «клієнту» повідомлення про підтвердження.
6. Скасуйте тестовий запис у боті, щоб звільнити час.

Дивіться на дві речі. Чи збігаються вільні проміжки в боті з графіком, який ви задали? І чи зрозуміло з назви послуги, що саме отримає клієнт? Якщо ви самі вагалися, яку кнопку натиснути, клієнт вагатиметься теж, тож краще перейменувати послугу зараз.

Так видно, чи правильно налаштовані послуги, тривалість і графік. Схожу перевірку для магазину описує гайд «Тестове замовлення». Якщо на якомусь кроці щось пішло не так, напишіть менеджеру OKKKI: t.me/manager_okkki.

Як ділитися посиланням на запис#

Посилання на бота — це ваша кнопка «Записатися». Поставте його туди, де клієнти вже питають про вільний час: у шапку профілю в Instagram, у закріплене повідомлення каналу, у відповідь на «а коли можна прийти?», на табличку біля каси або на візитку з QR-кодом.

Де взяти посилання і куди його поставити, описано в гайді «Як поділитися посиланням на магазин». Для запису логіка та сама.

Що далі після першого запису#

Коли записи пішли, вам знадобляться п'ять розділів кабінету.

• «Календар» — усі записи за днями й майстрами.
• «Записи» — нові заявки, які чекають на підтвердження, і вже підтверджені.
• «Клієнти» — база тих, хто записувався. Вона залишається у вас.
• «Маркетинг» — інструменти, щоб клієнт повернувся на наступну процедуру. Як вибудувати повторні візити, читайте в гайді «Повторні продажі в OKKKI».
• «Аналітика» — статистика ваших записів.

Загальні параметри сервісу змінюються в «Налаштуваннях запису».

Часті питання#

Скільки коштує онлайн-запис в OKKKI?#

Старт безкоштовний, а бот запису ви вмикаєте в підписці і платите лише за те, що вмикаєте. Актуальну вартість видно в калькуляторі підписки.

Чи може клієнт сам скасувати запис?#

Так. Клієнт скасовує запис у боті, без дзвінка, і час знову стає вільним.

Чи потрібна передоплата?#

Ні. Запис працює без передоплати: клієнт обирає час, ви підтверджуєте.

Чи можна вести і магазин, і запис?#

Так. Це окремі боти в одній підписці: бот-магазин для товарів і бот запису для послуг. Перемикаєтеся між ними в кабінеті. Покроково, від створення другого бота до перевірки обох шляхів, це описано в гайді «Магазин і запис в одному акаунті».

Чи підходить запис не лише для салонів?#

Так. Запис налаштовується під будь-яку послугу за часом: СТО і ремонт, бронювання номерів, консультації, заняття. Як це виглядає на СТО, від запису до бази клієнтів, пояснює стаття CRM для автосервісу.

Онлайн-запис клієнтів через Telegram в OKKKI запускається за 3 кроки: назва і бот, послуги й майстри, графік роботи. Зробіть тестовий запис, поставте посилання на бота туди, де клієнти питають про вільний час, і записи почнуть приходити вам на підтвердження. Якщо ви ще обираєте, чим вести записи в салоні, порівняйте варіанти в статті «CRM для барбершопу чи салону». Увімкнути режим «Запис» можна в кабінеті OKKKI перемикачем «Магазин | Запис» угорі.