CRM для репетитора и курсов: расписание занятий без переписки
CRM для репетитора избавляет от хаоса в расписании, когда ученик или родители сами видят свободное время и бронируют занятие, а вам остаётся подтвердить. В Telegram это делает отдельный бот для записи: ученик выбирает предмет, преподавателя и час, вам приходит уведомление, а ученику — подтверждение и напоминание. Ниже разберём, что вынести из переписки в бота, как настроить режим «Запис» в OKKKI для индивидуальных и групповых занятий и с чего начать в первый день.
Где теряются ученики и свободные часы в мессенджере#
У большинства репетиторов расписание живёт в мессенджере и в голове. Мама ученика пишет «а в среду после школы есть время?», вы в этот момент на уроке, отвечаете вечером, а она уже договорилась с другим преподавателем. Бывает и наоборот: одно и то же время пообещали двум семьям, потому что разговоры шли в разных чатах.
Ещё несколько мест, где расписание рассыпается:
переносы в последнюю минуту. Ученик заболел и написал за час до занятия, это окно уже не заполнить;
забытые занятия. Подросток записался на неделю вперёд и не подключился к уроку;
каникулы и сессии. Перед экзаменами все просят больше занятий, на каникулах расписание пустеет, и с каждым приходится договариваться заново;
группы без учёта. Сколько мест осталось в субботней группе, знаете только вы.
Пока запись держится на переписке, она зависит от того, успели ли вы ответить, а не от того, свободен ли час. Как в целом выбрать систему для записи, мы разбирали в статье программа для записи клиентов: как выбрать мастеру, студии и сервису.
Что должна уметь CRM для репетитора и курсов#
Прежде чем выбирать инструмент, выпишите, что вам действительно нужно. Репетитору и небольшим курсам обычно важно вот что:
Самостоятельная запись. Ученик или родители бронируют занятие без вас, даже когда вы ведёте урок.
Разные форматы занятий. Пробный урок, индивидуальное занятие, подготовка к экзамену и групповое занятие отличаются по длительности и стоимости.
Группы. На одно занятие записываются несколько учеников. Как бот ведёт себя при ограничении мест, проверьте на тестовой записи.
Несколько преподавателей. На курсах ученик выбирает, к кому записаться, а у каждого преподавателя свой график.
Напоминания. Бот напоминает о занятии, и вам не нужно писать каждому.
Перенос без звонка. Ученик сам переносит или отменяет занятие в боте.
База учеников. Все, кто записывался, и их контакты в одном месте.
Если три-четыре пункта для вас критичны, ручная запись уже стоит вам и учеников, и времени. Чтобы увидеть масштаб, неделю отмечайте каждый перенос, пропуск и двойную запись.
CRM-система для репетитора или простая запись: что нужно на вашем этапе#
В поиске репетиторы часто пишут «CRM для репетитора». За этим запросом стоят очень разные системы: от простой записи до платформ с электронным журналом, домашними заданиями и оценками. Частному преподавателю большая часть этих разделов не нужна, а на настройку уходят вечера.
Сравните со своим этапом:
Частный репетитор. Нужны запись, график, напоминания и список учеников.
Мини-курсы или студия на несколько преподавателей. Добавляются выбор преподавателя, отдельные графики, групповые занятия и общий календарь для администратора.
Школа с журналом, оценками и домашними заданиями. Здесь нужна отдельная учебная платформа, а запись в Telegram будет лишь одним из каналов.
OKKKI подходит для первых двух сценариев: запись через Telegram-бота, календарь, преподаватели, график, группы и база учеников. Журнала оценок и проверки домашних заданий нет: если они для вас главные, выбирайте профильную учебную систему.
Путь ученика от ссылки до напоминания#
Путь короткий:
Ученик или родители открывают бота по ссылке из Instagram, объявления или чата класса.
Выбирают занятие, преподавателя и свободное время.
Вам приходит уведомление, вы подтверждаете запись.
Ученик получает подтверждение, а перед занятием бот напоминает о записи.
Предоплата не нужна, отмена бесплатная: ученик сам переносит или отменяет занятие в боте. Правила о поздних отменах напишите в описании занятия, чтобы их видели до записи. Как рассчитываться за уроки, решаете вы сами.
Условный пример. Репетитор по английскому ведёт индивидуальные уроки днём и две группы подготовки к экзамену вечером. Мама ученика в 22:00 открывает бота, выбирает четверговую группу и записывает сына. Утром репетитор подтверждает запись, а перед занятием бот о ней напоминает.
Как настроить режим «Запис»: три шага#
Запись в OKKKI работает через отдельного бота, не того, что у магазина. Если магазин у вас уже есть, бот для записи добавляется в тот же аккаунт, и оба работают одновременно: переключатель «Магазин» / «Запис» вверху кабинета. Выберите «Запис», и мастер создания сервиса проведёт через три шага:
Название и бот. Укажите название (своё имя или название курсов) и подключите Telegram-бота для записи. Как создать бота, рассказано в гайде как создать бота в телеграм через BotFather.
Услуги и преподаватели. Каждое занятие становится услугой: длительность, стоимость, кто ведёт. Преподавателей добавляете в разделе «Майстри», у каждого может быть своя цена и длительность.
График работы. Рабочие часы, перерывы, выходные, отпуска и промежутки между занятиями.
Промежутки между занятиями задайте сразу. После урока нужно записать домашнее задание, подключиться к следующему созвону или перейти в другой кабинет. Без запаса в графике занятия пойдут одно за другим.
Правила записи задаются в разделе «Налаштування запису»: подтверждение, когда можно записаться, отмена и перенос, напоминания и неявки. Пошагово весь маршрут описан в гайде онлайн-запись через телеграм: запуск за 3 шага.
Прежде чем давать ссылку ученикам, запишитесь к себе так, как это делает ученик: выберите занятие и время, а потом отмените запись. Так видно, правильная ли длительность, не появляются ли окна в ваш выходной и приходит ли вам уведомление.
С чего начать: список занятий на первую неделю#
Не переносите в бота весь прайс за один вечер. Возьмите то, на что записываются чаще всего:
Пробный урок. Первый шаг для нового ученика, поставьте его первым в списке.
Индивидуальное занятие. Главная услуга с точной длительностью: 45 или 60 минут.
Подготовка к экзамену. Отдельная услуга, если у неё другая длительность или цена.
Групповое занятие. На одно время записываются несколько учеников: так работают языковые группы и мини-курсы.
Консультация для родителей. Знакомство, оценка уровня, план обучения.
В названии пишите то, что ищет ученик: «Английский, 7–9 класс, 60 мин» понятнее, чем «Инд-2». В описании укажите уровень, формат (онлайн или очно), что подготовить к уроку и как подключиться. Как оформить услугу и собрать пакет, читайте в гайде карточка услуги и пакеты.
Группы в студиях с тренировками устроены по похожей логике, об этом есть статья CRM для фитнес-клуба и студии.
Ученики в разделе «Клієнти»: что делать с базой#
Каждый, кто записался через бота, попадает в «Клієнти». Это уже ваша база, а не разрозненные чаты с родителями. Дальше с ней можно работать так:
Отмечайте тегами. Например, «пробный», «группа», «экзамен». Так проще писать именно тем, кому нужно.
Возвращайте тех, кто пропал. Ученик ходил каждую неделю и исчез? Напишите ему лично и предложите удобное время.
Сообщайте об изменениях. Набор в новую группу, расписание на каникулы, интенсив перед экзаменами.
Если вы ещё и продаёте учебные материалы (рабочие тетради, записи уроков, шаблоны), для этого есть режим «Магазин». Это второй бот в том же аккаунте, он работает одновременно с ботом для записи. Как оформить такие товары, рассказано в статье бот Telegram для продажи цифровых товаров.
Старт в OKKKI бесплатный, карта не нужна. Бот для записи и большие объёмы включаете в подписке, когда понадобятся: платите только за то, что включаете, а стоимость видно в калькуляторе.
Частые вопросы#
Нужно ли ученику отдельное приложение, чтобы записаться?#
Нет. Ученик или родители записываются через Telegram-бота, в мессенджере, которым уже пользуются. Устанавливать ничего не нужно.
Можно ли вести групповые занятия?#
Да. На одно время могут записаться несколько учеников, так что запись подходит и для индивидуальных уроков, и для групп.
Может ли ученик сам перенести занятие?#
Да. Ученик переносит или отменяет запись в боте сам, без звонка и переписки.
Подойдёт ли запись для курсов с несколькими преподавателями?#
Да. Каждого преподавателя добавляете в разделе «Майстри», указываете его занятия и график. Преподавателя ученик выбирает при записи.
Сколько стоит CRM для репетитора?#
Старт бесплатный. Бот для записи включается в подписке, актуальную стоимость видно в калькуляторе на странице цен. Как собрать подписку, рассказано в гайде как собрать подписку OKKKI.
Вывод#
CRM для репетитора и курсов перестаёт отнимать вечера, когда ученики бронируют занятия сами, а бот напоминает и принимает переносы. Начните с пробного урока, двух-трёх главных занятий и графика с промежутками, группы и других преподавателей добавите позже. Пошаговый запуск описан в гайде онлайн-запись через телеграм.