CRM для фитнес-клуба и студии: запись клиентов без хаоса в расписании
CRM для фитнес-клуба и студии работает без хаоса, когда клиент сам видит свободное время и бронирует тренировку, а вам остаётся подтвердить. В Telegram это делает бот: клиент выбирает тренировку, тренера и час, вам приходит уведомление, а клиент получает подтверждение и напоминание. Ниже — что именно вынести из переписки в бота, как настроить режим «Запис» в OKKKI и с чего начать в первый день.
Почему запись через переписку мешает тренеру#
У многих персональных тренеров и небольших студий запись живёт в личных сообщениях. Клиент пишет «а завтра вечером есть место?», тренер в это время ведёт занятие, отвечает через час, а клиент уже договорился с кем-то другим или передумал.
Дальше копятся мелкие потери:
переносы в последнюю минуту. Клиент пишет за полчаса до тренировки, а окно уже не заполнить;
забытые тренировки. Человек записался неделю назад и просто не пришёл;
двойная запись. Два клиента получили одно и то же время, потому что договаривались в разных чатах;
расписание в голове. Когда в студии несколько тренеров, никто, кроме администратора, не видит общей картины.
Запись, которая держится на переписке, зависит от того, успели ли вы ответить. Как в целом выбрать систему для записи, мы разбирали в статье программа для записи клиентов: как выбрать мастеру, студии и сервису.
Что должна уметь CRM для фитнес-клуба и тренера#
Прежде чем выбирать CRM для фитнеса, составьте короткий список того, что вам действительно нужно. Тренеру и студии обычно важно вот что:
Самостоятельная запись. Клиент бронирует тренировку без вашего участия, даже когда вы на занятии.
Отдельные услуги. Персональная тренировка, пробное занятие, консультация по питанию имеют разную длительность и стоимость.
Несколько тренеров. Клиент выбирает, к кому записаться, а у каждого тренера свой график.
График работы. Перерывы, выходные, отпуска и промежутки между тренировками, чтобы успеть проветрить зал или доехать к клиенту.
Напоминания. Бот сам напоминает о тренировке, и вам не нужно писать каждому.
Перенос и отмена без звонка. Клиент сам переносит или отменяет запись в боте, без переписки.
База клиентов. Все, кто записывался, и их контакты в одном месте, а не в галерее скриншотов.
Если три-четыре пункта из этого списка для вас критичны, ручная запись уже стоит вам клиентов. Чтобы понять, сколько именно, неделю отмечайте в блокноте каждый перенос, забытую и двойную тренировку.
CRM-система для фитнес-клуба или простая запись: что нужно на вашем этапе#
Когда владельцы студий ищут решение, они часто пишут в поиске «CRM для фитнес-клуба» или «программное обеспечение для фитнес-клуба». Но большие системы для клубов с абонементами, турникетами и складским учётом рассчитаны на сети с залами на сотни клиентов. Персональному тренеру или студии на несколько тренеров они часто избыточны: долгая настройка, много разделов, которыми никто не пользуется.
Сравните свой этап:
Персональный тренер. Нужны запись, график, напоминания и список клиентов. Больше ничего.
Студия на несколько тренеров. Добавляются выбор тренера, отдельные графики и общий календарь для администратора.
Клуб с абонементами и контролем доступа. Здесь нужна отдельная специализированная система, а запись в Telegram может быть лишь одним из каналов.
OKKKI закрывает первые два сценария: запись через Telegram-бота, календарь, тренеры, график и база клиентов. Абонементы и контроль входа в зал не обещаем: если они для вас главные, выбирайте профильную систему для клубов.
Как работает запись на тренировку через Telegram#
Путь клиента короткий:
Клиент открывает вашего бота по ссылке из Instagram, с визитки или из QR-кода на ресепшене.
Выбирает услугу, тренера и свободное время.
Вам приходит уведомление, вы подтверждаете запись.
Клиент получает сообщение о подтверждении, а перед тренировкой бот напоминает ему о записи.
Предоплата не нужна, а отмена бесплатная: клиент переносит или отменяет запись в боте сам, без звонка вам. Переписки становится меньше, а «пропавших» клиентов тоже: отменить в боте проще, чем объяснять в личных сообщениях, почему не получится прийти. Свои правила о поздних отменах напишите в описании услуги, чтобы клиент видел их до записи.
Условный пример. Студия на двух тренеров: один ведёт персональные тренировки утром, второй — растяжку вечером. Клиентка открывает бота в 23:00, видит, что в четверг в 19:00 есть свободное окно, и записывается. Администратор утром подтверждает запись, а за сутки до занятия бот напоминает о нём. Переписки нет, и время не пересекается с другой записью.
Как настроить режим «Запис» в OKKKI#
В кабинете вверху меню есть переключатель «Магазин» / «Запис». Выберите «Запис», и откроется мастер создания сервиса. Настройка занимает несколько минут и состоит из трёх шагов:
Название и бот. Укажите название студии и подключите Telegram-бота. Для записи нужен отдельный бот, не тот, что у магазина. Как создать бота, рассказано в гайде как создать бота в телеграме через BotFather.
Услуги и тренеры. Для каждой услуги задайте длительность, стоимость и кто её проводит. Тренеры в OKKKI добавляются в разделе «Майстри».
График работы. Рабочие часы, перерывы, выходные, отпуска и промежутки между записями.
После настройки в меню режима появляются разделы «Календар», «Записи», «Клієнти», «Послуги», «Майстри», «Графік роботи», «Діалоги», «Аналітика», «Маркетинг» и «Налаштування запису». Напоминания можно отправлять за 24 часа и за 2 часа до тренировки. Пошагово весь маршрут описан в гайде онлайн-запись клиентов через Telegram: запуск за 3 шага. Промежутки между записями нужны и фотостудии, чтобы подготовить зал к следующей съёмке, об этом — статья «Запись для фотографа».
Прежде чем дать ссылку клиентам, запишитесь к себе сами. Откройте бота так, как его открывает клиент, или попросите кого-то из знакомых, выберите услугу и время, а потом отмените запись. Так вы увидите путь глазами клиента и проверите три вещи: правильно ли показывается длительность, не появляются ли окна в ваш выходной и приходит ли уведомление вам или администратору. Лучше найти ошибку в графике на тестовой записи, чем на первом реальном клиенте.
Как описать саму услугу, чтобы клиент понимал, на что записывается, читайте в гайде карточка услуги и пакеты.
Какие услуги добавить фитнес-тренеру на старте#
Не переносите в бота весь прайс за один вечер. Начните с того, на что записываются чаще всего:
Пробная тренировка. Первый шаг для нового клиента, поэтому поставьте её первой в списке.
Персональная тренировка. Главная услуга, с точной длительностью.
Тренировка в паре. Если проводите, вынесите отдельной услугой со своей ценой.
Групповые занятия. На одно время могут записаться несколько клиентов, так что запись подходит и для групповых тренировок в студии.
Консультация. Составление программы, разбор питания, онлайн-сессия.
В названии услуги пишите то, что ищет клиент, а не внутренние коды: «Персональная тренировка, 60 мин» понятнее, чем «ПТ-1». В описании коротко укажите, кому подходит занятие, что взять с собой и как добраться до зала.
Если вы работаете как мастер с несколькими направлениями, логика та же, что и в салонах: об этом есть отдельная статья «CRM для салона красоты: что нужно мастеру, студии и салону». Групповые и индивидуальные занятия по похожей схеме ведут и репетиторы, об этом статья «Запись для репетитора и курсов».
Что делать с базой клиентов после записи#
Каждый, кто записался через бота, попадает в раздел «Клієнти». Это уже ваша база клиентов в одном месте. Что с ней делать дальше:
Отмечайте тегами. Например, «пробное», «постоянный», «онлайн-формат». Так проще писать нужной группе.
Возвращайте тех, кто пропал. Клиент ходил каждую неделю и перестал? Напишите ему лично или предложите удобное время.
Сообщайте об изменениях. Новый тренер, новая программа, изменения в графике на праздники.
Где разместить ссылку на запись#
Бот работает, только когда клиенты о нём знают. Поставьте ссылку туда, где вас уже ищут:
Шапка профиля в Instagram. Вместо «пишите в Direct» — прямая ссылка на запись.
QR-код в зале. На ресепшене или на зеркале в раздевалке: клиент записывается на следующую тренировку, пока ещё в зале.
Автоответ в личных сообщениях. Когда кто-то пишет «как записаться?», отвечайте ссылкой, а не списком свободных часов.
Сторис со свободными окнами. Если на неделе есть свободное время, покажите это и дайте ссылку.
Как выстроить систему тегов, рассказано в гайде теги и сегменты: рабочая система работы с базой.
Старт в OKKKI бесплатный, карта не нужна. Режим «Запис» и большие объёмы включаете в подписке, когда понадобятся: платите только за то, что включаете, а стоимость видно в калькуляторе.
Частые вопросы#
Нужно ли клиенту отдельное приложение, чтобы записаться?#
Нет. Клиент записывается через Telegram-бота, то есть в мессенджере, которым уже пользуется. Устанавливать ничего не нужно.
Можно ли вести запись к нескольким тренерам?#
Да. Каждого тренера добавляете в разделе «Майстри», указываете, какие услуги он проводит, и задаёте его график. Клиент выбирает тренера при записи.
Берёт ли OKKKI предоплату за тренировку?#
Нет. Запись работает без предоплаты: клиент бронирует время и ничего не платит заранее. Как вы рассчитываетесь за саму тренировку, зависит от вашего порядка работы.
Что будет, если клиент не сможет прийти?#
Он отменит запись в боте сам, без звонка.
Подойдёт ли OKKKI как CRM для фитнес-клуба с абонементами?#
Для записи, тренеров, графика и базы клиентов — да. Абонементов и контроля входа в зал в OKKKI нет, для них нужна профильная система.
Сколько стоит запись для тренера?#
Старт бесплатный. Режим «Запис» включается в подписке, актуальную стоимость видно в калькуляторе на странице цен. Как собрать подписку, рассказано в гайде как собрать подписку OKKKI.
Вывод#
CRM для фитнес-клуба и студии перестаёт отнимать время, когда клиент бронирует тренировку сам, а бот напоминает и принимает отмены. Начните с трёх-четырёх главных услуг и графика, остальное добавите по ходу. Пошаговый запуск описан в гайде онлайн-запись клиентов через Telegram.